วงจรของข้อมูลสารสนเทศ – Create การสร้าง --> Store การจัดเก็บ --> Use การนำไปใช้ --> Share เผยแพร่แลกเปลี่ยน --> Archive การสำรองข้อมูลและค้นคืน --> Destroy การทำลาย
การจัดการเอกสาร เป็นการกระบวนการจัดการเอกสารที่ใช้ในองค์กรให้เป็นระบบ นับตั้งแต่การสร้างผลิต การจัดเก็บ การนำไปใช้ การสำรองข้อมูลและค้นคืน และการกำจัด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารจากภายใน หรือภายนอก โดยมีกระบวนการในการจัดการเอกสาร พร้อมทั้งการนำเทคโนโลยีต่างๆมาใช้ เพื่อให้บริการในด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความปลอดภัยของข้อมูล
ควรจัดการเอกสารอย่างไร?
• Version Control จัดเก็บเป็นรุ่นหรือเวอร์ชั่นเมื่อมีการแก้ไข โดยรักษาต้นฉบับไว้ โดยเปลี่ยนชื่อตามด้วยวันที่หรือครั้งที่แก้ไขเพื่อสะดวกในการค้นหาติดตามเพื่อนำกลับมาใช้ใหม่อีกครั้ง
• Locking and Versioning กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารเฉพาะบุคคล เช่นสามารถดูได้อย่างเดียว หรือสามารถแก้ไขได้
• Access Control กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องและมีหน้าที่รับผิดชอบ
• Roles Security and Group กำหนดสิทธิ์เฉพาะกลุ่มตามหน้าที่ความรับผิดชอบในการจัดการเอกสาร
• Different Roles กำหนดบทบาทในการจัดการเอกสารตามหน้าที่ความรับผิดชอบในการจัดการเอกสาร
• Renditions การแปลงเอกสารให้เหมาะสมกับการใช้งานและบริหารจัดการ
• Content as a service สร้างรูปแบบความสัมพันธ์โครงสร้างของเนื้อหาและข้อมูล รูปแบบของเอกสาร ตามบทบาท สิทธิ์ในการจัดการเอกสารข้อมูล
ระบบการจัดการเอกสาร Document Management System (DMS)
คือระบบหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและมีความปลอดภัย ซึ่งควรประกอบด้วย
• Find สามารถสืบค้นหรือค้นหาเอกสารข้อมูลเอกสารทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
• Share สามารถเข้าเข้าถึงและใช้งานข้อมูลเอกสารเดียวกันพร้อมๆกันหลายคน
• Version control สามารถรักษาต้นฉบับของเอกสารและติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลเอกสารได้
• Centralization จัดเก็บข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรไว้อยู่ที่ศูนย์กลางง่ายต่อการเข้าถึง
• Security มีการกำหนดสิทธ์และการเข้าถึงการใช้งานของข้อมูล เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลเอกสาร
คุณลักษณะพื้นฐานของระบบการจัดการข้อมูลเอกสาร
• Create Multiple sites : มีระบบย่อยสำหรับทีม หรือหน่วยงานเพื่อการใช้งานเฉพาะกลุ่ม ตามสิทธิ์การใช้งาน
• Setup workflow : มีระบบโครงสร้าง ลำดับขั้นของการไหลผ่านของข้อมูล
• Support online : สนับสนุนการทำงานผ่านระบบเครือข่ายหรืออินเตอร์เน็ต
• Connect document library to outlook : สามารถส่งผ่านสู่ระบบอีเมล์
• Document alerts : มีระบบแจ้งเตือนเรื่องเอกสาร
• Document search : มีระบบสืบค้น ค้นหาข้อมูลเอกสาร
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบการจัดการเอกสาร
• Centralized source of information : มีศูนย์กลางของข้อมูล ง่ายสะดวกต่อการเข้าถึง ค้นหา นำมาใช้งาน รวมทั้งการส่งต่อเผยแพร่ ลดความผิดพลาด ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา
• Improved Security : มีความปลอดภัยของข้อมูลเนื่องจากมีระบบการกำหนดสิทธิ์การใช้งาน รวมทั้งระบบการสำรองข้อมูลป้องกันการสูญหายหรือถูกทำลาย จากการจารกรรมข้อมูลหรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ
• Cost Effectiveness : ช่วยประหยัดเวลา และงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ทั้งการสืบค้น นำมาใช้งาน เผยแพร่ส่งต่อหรือเก็บรักษา
• Improved workflow : ช่วยให้การติดต่อสื่อสาร การประสานงานทั้งในและนอกองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
• Improved customer satisfaction : ช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าเพราะสามารถเข้าถึงบริการและได้รับการตอบสนองได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น